A Munka törvénykönyve egyértelműen kimondja, hogy a munkaidőnyilvántartás vezetése, nyilvántartása a munkáltató feladata.
A munkáltató azonban rendelkezhet úgy, hogy a munkavállalóra bízza ezt a feladatot.
Ennek leggyakoribb módja a jelenléti ív vezetése.
Mit tartalmazzon a jelenléti ív?
A jelenléti ívnek tartalmaznia kell a munka megkezdésének és befejezésének időpontját.
Nem elég a ledolgozott órák vezetése.
A jelenléti ívnek nemcsak naprakésznek kell lenni, hanem a folyamatos vezetésről is gondoskodni kell.
Nem elég tehát este távozáskor beírni a reggeli érkezést.
A jelenléti ív vezetésének, tárolásának helyét nem határozza meg a törvény, de a folyamatos vezetést igen, ebből adódik, hogy a nyilvántartás csak a munkavégzés helyén lehetséges.
A jelenléti ívekkel több gond is van.
Mivel a dolgozó magának vezeti, így sajnos azt ír be, amit csak akar.
/ fiktív túlórák, eltitkolt hiányzások, stb. /
Ez kivédhető, ha a dolgozókat egy megbízott személy folyamatosan ellenőrzi, esetleg ő vezeti a jelenléti íveket. /nem olcsó megoldás, és nem is 100%-os hiszen ebben az esetben az ellenőrben kell megbízni./
Gyakori megoldás, hogy nem személyenként vezetik a nyilvántartást, hanem egy “füzetben” időrendben.
Ebben az esetben már kisebb az esély a visszaélésre, hiszen 17 órakkor nem írhat be a dolgozó 19 órát, mert akkor az utána következőknek is 19óra utáni időpontot kellene írni.
De mi van ha az egész délutános műszak összefog és kollektív FIKTÍV túlórákat gyártanak maguknak?
A másik probléma ezzel a megoldással, hogy hó végén az ömlesztett, időrendi jelenléti ívből gyakorlatilag kézzel, akár több napos rabszolgamunkával kell kiválogatni az egyes dolgozók munkaidejét, túlóráit. Adminisztációs oldalon tehát ez sem olcsó megoldás, a kézi adatfeldolgozás miatt pedig újabb hibalehetőség van a rendszerben.
Ezekre a problémákra jelent költséghatékony megoldást egy elektronikus munkaidőnyilvántartó rendszer bevezetése.
Előnyei:
-Időadatokat (érkezés/távozás) a dolgozók nem manipulálhatják.
-Be/Ki lépési események egy adatbázisba kerülnek, utólag nem módosíthatóak.
-Események azonnal lekérdezhetőek a szoftverből, akár távoli telephely esetén is azonnal látható, hogy ki késett reggel.
-Hó végi listák, statisztikák, jelenléti ívek pár kattintással, másodpercek alatt készíthetők.
-Dolgozók, munkahelyek, telephelyek, műszakok, beosztások szerinti csoportok hozhatók létre.
-Az egyszerű jelenléti ív jelentésen túl a rendszer a megadott szabályok alapján képes a dolgozó munkaidejét, túlóráit is kiszámolni, külön jelezve a késéseket, hiányzásokat, túlórákat, korán érkezéseket.
-A fenti adatokat nemcsak nyomtatni, hanem exportálni is lehet általában TXT, vagy XLS formátumban. A legtöbb bérszámfejtő program tud fogadni/importálni ilyen adatokat.
Ideális esetben egyszerűen összehangolható a két szoftver, ha nem, akkor a szoftver fejlesztője tud megoldást nyújtani a problémára. / Ez már nem lesz olcsó, de több száz fős dolgozói létszámnál mindenképp kifizetődő megoldás a két szoftver házasítása. /
-A rendszer elemei gyakorlatilag bármilyen távolságra lehetnek egymástól.
Megoldható különböző városokban lévő telephelyek/dolgozók egy központi telephelyen történő nyilvántartása, kezelése.
Például egy építkezésen is kihelyezhető mobil terminál a dolgozók munkaidejének regisztrálására, ellenőrzésére. Ez a terminál lehet online, azaz interneten keresztül kapcsolódhat a központhoz, de lehet offline is, ebben az esetben bizonyos időközönként (napi/heti/havi) a mobilterminál adatait letöltve lehet az eseménylistákhoz jutni.
A rendszer elemei:
Terminál. Itt történik a dolgozók azonosítása. 
Kialakítását/működési módját tekintve lehet:
-kódos. A dolgozó saját kódját beütve azonosítja magát.
-proxy. A dolgozó saját kártyájával azonosítja magát.
-biometrikus. Ujjlenyomat, tenyérlenyomat, retinaszkenner.
Vezérlő központ. Ide csatlakoznak a terminálok, olvasók. A központ tárolja a jogosultságokat és az eseményeket nem felejtő memóriában. A központ végzi a vezérlési feladatokat is (ajtónyitás, liftvezérlés, riasztási kimenetek, eseményvezérelt kimenetek).
Önálló működésre is képes olvasó/terminál. Kevesebb ki/bemenettel, kevesebb szolgáltatással rendelkezik, de központ nélkül, önállóan is működőképes eszköz.
Hálózat. Több központ esetén a központok RS485-porton vagy IP hálózaton keresztül kapcsolódnak egymáshoz és a szerverhez.
Szerver/Szoftver. A szoftver feladatai:
Vezérlők adatainak letöltése, adatbázisba mentése, rendszerezése.
Lekérdezések, jelentések készítése.
Jogosultságok kiadása/visszavonása.
Az egyszerűbb szoftverek egy gépre telepíthetők, használhatók. Ebben az esetben nem feltétlenül szükséges külön szervert beállítani erre a feladatra, bármelyik napi szinten használt PC-re telepíthető a szoftver. Nem szükséges folyamatosan bekapcsolva lenni, hiszen a jogosultságokat a központok tárolják, tehát a szerver nélkül is működnek. A 100 000 eseményes memóriájuk pedig bőven elegendő a kapcsolat nélküli működéshez.
A szoftver természetesen beállítható úgy is, hogy a PC indulásakor automatikusan induljon, és a háttérben futva letöltse a legfrissebb eseményeket a központokból.
A ‘nagyobb’ szoftverek képesek szerver / kliens működésre is. Ebben az esetben már szükség van egy folyamatosan bekapcsolva tartott szerverre. Itt alapvetően csak az adatok letöltése, tárolása történik. A rendszer kezelése, adatok, jogosultságok kezelése, lekérések / jelentések készítése egy vagy akár több különálló kliensgépen lehetséges.